Solución
Los documentos se encuentran solos — digitalización del archivo
Cualquier empresa tiene una carpeta en la que nadie entra con gusto. Aquí los documentos los lee la máquina al subirlos — y después se encuentran por lo que dicen dentro.
Cuál es el problema hoy
El contrato está en el correo del gerente, el escaneo de la factura en «Documentos2» y el acta en WhatsApp. Cuando llega una inspección o una discrepancia con un cliente, se van tres horas en buscar un fichero que todo el mundo recuerda que existe.
Qué recibe
Un archivo electrónico en el que subir el documento es la única acción manual. El resto — el reconocimiento, la extracción de los datos, la clasificación de los expedientes — se hace solo.
- Reconocimiento del texto en escaneos y fotos, con las tildes y la ñ del español.
- Extracción de los campos que importan: partes, importes, fechas, número y plazo.
- Búsqueda por el contenido — «los contratos con cláusula penal», no por el nombre del fichero.
- Recordatorios de los plazos que vencen, antes de que venzan.
- Quién lo subió, quién lo vio y quién lo modificó — por cada documento.
A quién va dirigido
A empresas con muchos documentos que entran en papel o en PDF — asesorías y gestorías, construcción, transporte, comercio con contratos de larga duración. Es decir, allí donde el volumen es tal que «los ordenamos en un día» no ha ocurrido nunca.
Preguntas frecuentes
¿Reconoce escaneos en español?
Sí, con las tildes y la ñ incluidas, y también con firmas manuscritas y sellos encima del texto. La calidad depende del escaneo — una foto de móvil de una hoja arrugada sigue siendo difícil.
¿Usan OCR?
No. El OCR convierte la imagen en texto y ahí se para — le queda una cadena de caracteres de la que alguien tiene que sacar igualmente quién es el proveedor, cuál es la base imponible y cuál el IVA. Aquí el documento lo lee la inteligencia artificial: entiende qué clase de documento es, encuentra los campos estén donde estén en la página y devuelve datos listos para usar. Por eso nunca preguntamos «¿admiten este formato de factura?» — un modelo nuevo no exige ninguna configuración.
¿Sustituye esto a nuestro programa de contabilidad?
No. Ese sigue siendo el sitio donde se hacen los asientos. Aquí se resuelve la pregunta anterior — dónde está el documento y qué dice.
¿Podemos limitar quién ve qué?
Sí. El acceso sigue al rol, y cada apertura de un documento deja rastro.
Suba una carpeta y véalo
No hace falta ordenarla antes. Precisamente la carpeta desordenada es la buena prueba.